Category management zakenreizen & dienstreizen
De organisatie van zakelijke reizen heeft zich ontwikkeld als een ingewikkelde materie, waarin de belangen van veel partijen een rol spelen. Zowel luchtvaartmaatschappijen als reisagenten (zgn. ‘Travel Management organisaties’ ofwel TMC’s ) proberen u te binden met tal van interessante diensten. Het is niet altijd eenvoudig om te kunnen beoordelen welke dienstverlening het beste past bij uw organisatie en of uw belangen hierin goed worden behartigd. Het ontbreken van transparantie is niet voor niets een regelmatig terugkerend onderwerp bij evaluaties met de betreffende dienstverleners.
RFP en aanbesteding
Dienstreizen krijgen als onderdeel van een typisch inkoopproces niet altijd voldoende aandacht. Naar onze mening is dit onterecht, omdat hierin vaak een aanzienlijk budget in omgaat en de uitvoering van deze dienst van grote invloed op uw bedrijfsactiviteiten kan zijn. In veel gevallen wordt alleen de dienstverlening van een travel management organisatie zelf onderzocht en blijft de feitelijke te leveren dienst (zoals vervoer of verblijf) onderbelicht. Welke elementen zijn van invloed op uw zakelijke reizen en welk budget moet u hiervoor calculeren? Hoe bereidt u een of aanbestedingstraject voor en – niet minder belangrijk – hoe beoordeelt u de offertes?
Selectie van een TMC
Bij de organisatie en uitvoering van uw zakenreizen of dienstreizen zijn vaak meerdere leveranciers betrokken. De complexe tarievenstructuur en advisering door uw TMC kan ertoe leiden dat de dienstverlening van de travel management organisatie waarmee u samenwerkt of wil samenwerken moeilijk te beoordelen is.
Er zijn meerdere dienstverleners die hun dienstenpakket kunnen afstemmen op uw behoefte. Als u offertes alleen beoordeelt op basis van de prijs dan kan dit u uiteindelijk duur komen te staan. Het venijn zit hem niet altijd in de kleine lettertjes, ofschoon wij deze vanzelfsprekend altijd nauwkeurig beoordelen. Het gaat erom wat u exact voor de aangeboden prijs geleverd krijgt.
Zelf doen of uitbesteden?
Organisaties met een reisbudget van enkele miljoenen euro’s of meer stellen vaak een eigen travel/category manager aan die het reisbeleid binnen de organisatie bewaakt en de gecontracteerde travel management organisatie aanstuurt. Vaak ontberen organisaties met een kleiner reisbudget deze mogelijkheid vanwege uiteenlopende redenen. Toch is het niet verstandig uw zakenreizen niet of nauwelijks te managen. De ontwikkelingen in de reisbranche kunnen uw budget ongemerkt fors laten stijgen als hier niet adequaat op wordt geanticipeerd!
Ondersteuning door TICECo Legal Services
Wij kunnen uw organisatie uitgebreid adviseren in uw zakenreizen/dienstreizen portefeuille. Denk hierin bijvoorbeeld aan:
- Advies bij vraagstelling in een RFP, programma van eisen, raamovereenkomsten, zowel kwalitatieve als kwantitatieve analyse van de offertes en een uiteindelijk advies over de beste aanbieder.
- Steekproefsgewijze controle van de afgesproken service elementen na gunning.
- Ondersteuning van uw medewerker(s) of afdeling belast met de dienstreizen portefeuille.
- Controle en advies over contracten met de TMC of andere dienstverleners (luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurders, etc.).
- Sparring partner over de contractuele relaties die verband houden met uw dienstreizen.
- Borging van uw dienstreizen binnen uw HR.
- Privacy aspecten met betrekking tot uw dienstreizen.
- Risico analyse van uw dienstreizen.
